EÜR erstellen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Schritt für Schritt

Wer darf eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen?

Die EÜR ist die einfache Form der Gewinnermittlung. Sie steht allen offen, die nicht zum Bücherführen und regelmäßigen Abschlüssen verpflichtet sind und auch keine Bücher führen (§ 4 Abs. 3 EStG). Eine solche Pflicht kann aus anderen Gesetzen kommen (§ 140 AO) oder aus dem Steuerrecht selbst (§ 141 AO).

Freiberufler fallen nicht unter § 141 AO. Sie dürfen deshalb die EÜR nutzen, müssen es aber nicht: Bilanzieren ist freiwillig möglich. Gewählt wird durch das tatsächliche Verhalten, nicht durch eine Erklärung: Wer freiwillig Bücher führt und Abschlüsse macht, verliert das Recht zur EÜR. Bei Gewerbetreibenden greift § 141 AO, sobald das Finanzamt feststellt, dass der Umsatz in einem Kalenderjahr mehr als 800.000 € oder der Gewinn eines Wirtschaftsjahres mehr als 80.000 € beträgt. Genau 800.000 € lösen nichts aus. Die Buchführungspflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt (§ 141 Abs. 2 AO).

Die Pflicht endet nicht automatisch, wenn du wieder unter die Grenzen fällst. Sie endet erst mit Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Jahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen. Bis dahin geht es nicht zurück zur EÜR. Wer einen buchführungspflichtigen Betrieb im Ganzen übernimmt, ist es ab dem ersten Tag, ohne neue Mitteilung.

Wie funktioniert die EÜR in der Praxis?

Du führst eine Liste: was hereingekommen ist, was hinausgegangen ist. Die Differenz ist der Gewinn, auf den die Einkommensteuer berechnet wird. Nicht die Steuer selbst, sondern ihre Grundlage.

Ganz so einfach ist es aber nicht. Das Gesetz durchbricht das Prinzip „Geld rein minus Geld raus“ an vier Stellen (§ 4 Abs. 3 EStG).

Was bedeutet Zufluss und Abfluss?

Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld bei dir ankommt, eine Ausgabe in dem Jahr, in dem du zahlst (§ 11 EStG). Das Datum der Rechnung ist egal. Wer im Dezember eine Rechnung schreibt und im Januar bezahlt wird, hat die Einnahme im Januar. Zugeflossen ist eine Einnahme, sobald du die wirtschaftliche Verfügungsmacht darüber erlangst, in der Regel mit dem Eintritt des Leistungserfolgs oder der Möglichkeit, ihn herbeizuführen.

Das ist der große Unterschied zur Bilanz. Die Bilanz erfasst auch Forderungen und Verbindlichkeiten und vergleicht das Betriebsvermögen am Jahresende mit dem des Vorjahres (§ 4 Abs. 1 EStG). Die EÜR schaut nur auf das Konto und die Kasse.

Bei Vorauszahlungen für eine Nutzung von mehr als fünf Jahren gilt eine Sonderregel: Die Ausgabe wird gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt (§ 11 Abs. 2 Satz 3 EStG).

Was ist die 10-Tage-Regel?

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die kurz vor oder kurz nach dem Jahreswechsel fließen, gehören zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich zählen (§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG). Das ist die Ausnahme vom Zahlungsprinzip, nicht der Grundsatz. Was „kurze Zeit“ heißt, steht nicht im Gesetz, sondern in den amtlichen Hinweisen: in der Regel bis zu zehn Tage, also vom 22. Dezember bis zum 10. Januar.

Innerhalb dieses Zeitraums muss die Zahlung fällig und auch geleistet sein. Es genügt nicht, in den zehn Tagen zu zahlen. Ob die Fälligkeit noch im alten Jahr liegt, spielt dagegen keine Rolle. Für Ausgaben gilt das entsprechend.

Typische Fälle: die Dezembermiete, die am 3. Januar überwiesen wird, oder die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Dezember.

Was zählt als Betriebseinnahme?

Betriebseinnahmen sind alle Zuflüsse, die durch den Betrieb veranlasst sind: Honorare, Verkaufserlöse, Provisionen. Dazu zählt auch die private Nutzung betrieblicher Gegenstände, etwa eines Firmenwagens. Sie erhöht die Einnahmen als Entnahme.

Bei der Umsatzsteuer gilt: Wer Umsatzsteuer berechnet, trägt seine Einnahmen netto ein, die vereinnahmte Umsatzsteuer und vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer gesondert als weitere Einnahmen. Kleinunternehmer tragen die Einnahmen in einer eigenen Zeile ein und rechnen ohne Umsatzsteuer. So beschreibt es die ELSTER-Anleitung zur Anlage EÜR 2025.

Was zählt als Betriebsausgabe?

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Voraussetzung ist der betriebliche Anlass, nicht, dass die Ausgabe unvermeidlich war.

Steuerlich gesperrt sind einige Posten, obwohl sie betrieblich sind (§ 4 Abs. 5 EStG): unangemessene Bewirtung, bestimmte Geschenke, Geldbußen und die Gewerbesteuer. Bewirtungskosten sind nur zu 70 % abziehbar. An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer und gezahlte Vorsteuer sind Betriebsausgaben und stehen in der Anlage EÜR in eigenen Zeilen.

Private Ausgaben gehören nicht in die EÜR. Wer eine Ausgabe teils privat, teils betrieblich nutzt, trennt sie nach dem betrieblichen Anteil.

Wie werden Abschreibungen in der EÜR behandelt?

Anschaffungen, die länger als ein Jahr genutzt werden, schreibst du in der Regel über ihre Nutzungsdauer ab. Statt der Zahlung zählt jedes Jahr ein Teil der Anschaffungskosten (Absetzung für Abnutzung, AfA). Nicht abnutzbare Güter wie Grundstücke wirken sich erst beim Verkauf oder bei der Entnahme aus (§ 4 Abs. 3 EStG).

Für kleine Anschaffungen gibt es Sonderwege. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € kannst du im Jahr der Anschaffung voll ansetzen. Wirtschaftsgüter von 250 € bis 1.000 € lassen sich alternativ in einem Sammelposten über fünf Jahre auflösen (je ein Fünftel pro Jahr). Verglichen werden die Anschaffungskosten ohne abziehbare Vorsteuer: Wer die Vorsteuer abziehen kann, prüft netto, wer sie nicht abziehen kann, etwa als Kleinunternehmer, prüft brutto.

Güter über 250 € gehören mit Anschaffungstag und Anschaffungskosten in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis. Bei der EÜR ist es immer zu führen, weil sich die Angaben nicht aus einer Buchführung ergeben. Fehlt es, kann eine Prüfung den Sofortabzug kippen.

Für Computerhardware und für Betriebs- und Anwendersoftware kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Es wird nicht beanstandet, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen wird. Eine Sofortabschreibung ist das nicht: Die Abschreibung beginnt mit der Anschaffung, die Geräte gehören ins Verzeichnis, und du kannst auch eine andere Nutzungsdauer ansetzen.

Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu GWG und Sammelposten.

Wie funktioniert die Anlage EÜR?

Die Anlage EÜR ist das amtliche Formular, in das die Zahlen der EÜR übertragen werden. Für jeden Betrieb gibt es eine eigene Anlage. Sie wird elektronisch per Datenübertragung übermittelt (§ 60 Abs. 4 EStDV). Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten, dann gilt ein amtlicher Vordruck.

Eine formlose Gewinnermittlung gibt es nicht, und auch keine Betragsgrenze, unterhalb derer sie genügen würde. Die Alternative zur elektronischen Übermittlung ist allein der amtliche Vordruck, und den gibt es nur auf Antrag bei unbilliger Härte.

Die Anlage geht zusammen mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt.