Kleinunternehmerregelung: Grenzen 25.000 € und 100.000 € seit 2025

Was bedeutet Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ist, wer die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 Abs. 1 UStG nutzt. Er stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, führt keine Umsatzsteuer ab und kann keine Vorsteuer abziehen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Regelung kraft Gesetzes, ein Antrag ist nicht nötig: Die Befreiung tritt ohne dein Zutun ein, der Eintrag im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist eine Angabe, keine Voraussetzung. Erklären musst du nur den Verzicht. Eine Umsatzprognose verlangt die Finanzverwaltung nicht mehr.

Welche zwei Grenzen gelten?

Der Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten (§ 19 Abs. 1 UStG). Beide Werte sind netto. Genau 25.000 € oder genau 100.000 € schaden nicht, erst ein Betrag darüber.

Das Vorjahr entscheidet, ob die Regelung gilt. Das laufende Jahr entscheidet, ob sie bleibt.

Im Gründungsjahr zählt allein der tatsächliche Umsatz dieses Jahres, und es gilt die Grenze von 25.000 €, nicht die von 100.000 €. Hochgerechnet wird nicht: Wer im Oktober gründet und bis Dezember 20.000 € einnimmt, bleibt Kleinunternehmer, obwohl der auf zwölf Monate umgerechnete Betrag über 25.000 € läge.

Zwei Punkte entscheiden in der Praxis oft über die Grenze. Der Verkauf von Anlagevermögen bleibt außer Ansatz: Wer seinen Firmenwagen oder seine Kamera verkauft, überschreitet damit die Grenze nicht. Und es gibt nur eine Grenze je Person: Zwei Gewerbe und eine freiberufliche Tätigkeit sind ein Unternehmen, ihre Umsätze zählen zusammen.

Was passiert beim Überschreiten der Grenzen?

Es gibt zwei Fälle.

Überschreitet der Gesamtumsatz im laufenden Jahr 100.000 €, ist schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, nicht mehr steuerfrei, und zwar in voller Höhe, nicht nur mit dem Teil über der Grenze. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei. Es kommt auf den Geldeingang an.

Lag der Gesamtumsatz in einem Jahr über 25.000 €, beginnt die Regelbesteuerung am 1. Januar des Folgejahres. Das gilt auch dann, wenn das Folgejahr selbst unter 25.000 € bleibt: Die Vorjahresgrenze entscheidet allein, ein gutes Jahr wirkt also ins nächste hinein.

Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Mindestangaben regelt § 34a UStDV. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt gehören nicht dazu, der Leistungsempfänger dagegen schon.

Der Hinweis darf umgangssprachlich sein: „Steuerfreier Kleinunternehmer“ genügt, wenn die Befreiung dadurch eindeutig bezeichnet ist. Auch eine Kleinbetragsrechnung bleibt möglich, dann genügen deren Angaben. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss aber auch dort stehen.

Kein Vorsteuerabzug: Was bedeutet das im Alltag?

Wer die Befreiung nutzt, kann die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen nicht abziehen. Das folgt unmittelbar aus dem Gesetz: Die Umsätze des Kleinunternehmers sind steuerfrei, und für steuerfreie Umsätze ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Die Umsatzsteuer bleibt Teil der Kosten. Das gilt auch für Eingangsleistungen zu Umsätzen im Ausland, selbst wenn diese Umsätze dort steuerpflichtig sind.

Dafür entfallen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Drei Ausnahmen bleiben: die Erklärungen, wenn du als Leistungsempfänger Steuer schuldest; eine Erklärung, die das Finanzamt einzeln von dir anfordert; und ab dem Überschreiten der 100.000 € im laufenden Jahr die allgemeinen Erklärungspflichten.

Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja, durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt (§ 19 Abs. 3 UStG). Sie wirkt ab Beginn des Jahres, für das sie gelten soll, und lässt sich bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf dieses Jahr folgenden Kalenderjahres abgeben. Für 2025 ist das Ende Februar 2027.

Die Erklärung kann nicht zurückgenommen werden. Der Verzicht selbst bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre und endet frühestens danach: Dann kannst du ihn widerrufen, mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres. Bei einer Gründung lässt sich der Verzicht mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erklären.

Kleinunternehmer im EU-Ausland: Was regelt § 19a?

Seit 2025 lässt sich die Kleinunternehmerbefreiung unter Bedingungen auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat nutzen. Ein im Inland ansässiger Unternehmer nimmt dafür am besonderen Meldeverfahren teil und erhält vom Bundeszentralamt für Steuern eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§ 19a UStG). Voraussetzung ist unter anderem ein Jahresumsatz im EU-Gebiet von höchstens 100.000 € im Vorjahr und im laufenden Jahr. Umsatzmeldungen gehen vierteljährlich innerhalb eines Monats nach Quartalsende an das Bundeszentralamt; wird die Grenze überschritten, ist das innerhalb von 15 Werktagen anzuzeigen, und die Teilnahme endet. Außerdem musst du die Voraussetzungen des Staates erfüllen, der die Befreiung gewährt, und darfst in keinem anderen Mitgliedstaat für die Kleinunternehmerbefreiung registriert sein. Auf eine verspätete Umsatzmeldung wird kein Verspätungszuschlag erhoben.