Rechnung Pflichtangaben: Das verlangt § 14 UStG

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Die Angaben stehen in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG, in den Nummern 1 bis 10. Wer an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Dasselbe gilt bei Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, gleich an wen. Die Pflicht besteht nur, wenn der Umsatz nicht steuerfrei ist. Als Kleinunternehmer trifft sie dich deshalb nicht; ausstellen darfst du die Rechnung trotzdem. Die Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, solange ein Dokument Entgelt und Steuerbetrag zusammenfasst und die übrigen bezeichnet (§ 31 Abs. 1 UStDV). Name und Anschrift gelten als angegeben, wenn sie sich eindeutig ermitteln lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV).

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €?

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, brauchen nur vier Angaben (§ 33 UStDV): Name und vollständige Anschrift des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz, bei einer Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis. Der Empfänger muss nicht genannt werden, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt entfallen.

Die Grenze gilt für den Gesamtbetrag, also brutto. Für Leistungen nach den §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt die Erleichterung nicht. Eine Kleinbetragsrechnung darf außerdem immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also ohne E-Rechnung.

Wie sieht eine Rechnung als Kleinunternehmer aus?

Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, gilt seit 01.01.2025 § 34a UStDV. Die Rechnung enthält mindestens Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung gilt. Bei Ausstellung durch den Empfänger kommt das Wort „Gutschrift“ hinzu.

Eine Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt stehen in dieser Liste nicht. Umsatzsteuer weist die Rechnung nicht aus. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnung außerdem immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV).

Welcher Hinweis gehört bei Reverse Charge auf die Rechnung?

Führt ein Unternehmer eine Leistung nach § 13b Abs. 2 UStG aus, bei der der Empfänger die Steuer schuldet, muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen. Einen gesonderten Steuerausweis gibt es dann nicht (§ 14a Abs. 5 UStG).

Leistet ein deutscher Unternehmer in einem anderen EU-Staat, bei dem der Empfänger dort die Steuer schuldet, gilt derselbe Hinweis, dazu die USt-IdNr. beider Seiten. Bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG muss die Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein (§ 14a Abs. 1 UStG).

Wie vergibst du die Rechnungsnummer richtig?

Das Gesetz verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die der Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich zugelassen.

Lücken in der Nummernfolge sind kein Mangel, eine lückenlose Abfolge ist nicht vorgeschrieben. Überspringst du eine Nummer, etwa weil du eine Rechnung angelegt und wieder storniert hast, ist das in Ordnung. Entscheidend ist allein, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.

Ein gängiges Schema ist Jahr, Bindestrich, laufende Nummer: 2026-0001, 2026-0002.

Wie wird eine fehlerhafte Rechnung korrigiert?

Eine Rechnung lässt sich berichtigen, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Es genügt ein Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält; Form und Inhalt müssen den Anforderungen des § 14 UStG genügen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Die Berichtigung gilt für Zwecke der Abgabenordnung nicht als rückwirkendes Ereignis (§ 14 Abs. 4 Satz 4 UStG).

Weist die Rechnung mehr Umsatzsteuer aus, als der Aussteller für den Umsatz schuldet, schuldet er auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Das ist ein unrichtiger Steuerausweis, und dazu zählt auch Umsatzsteuer auf der Rechnung eines Kleinunternehmers. Um ihn zu beheben, genügt eine Berichtigung gegenüber dem Empfänger. Die Minderung wirkt für den Zeitraum der Berichtigung. Der Vorsteuerabzug des Empfängers hängt an einer Rechnung nach den §§ 14 und 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); dazu mehr im Beitrag zum Vorsteuerabzug.

Was ist bei E-Rechnungen und der Aufbewahrung anders?

Die Pflichtangaben bleiben gleich, nur das Format ändert sich. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (§ 14 Abs. 1 UStG). Bis Ende 2026 darf noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, per PDF abgerechnet werden; die Fristen ab 2027 stehen im Beitrag zur E-Rechnung. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Aufbewahrt werden Rechnungen acht Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Erhält eine Privatperson eine Werklieferung oder eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, muss sie die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Auf diese Pflicht weist die Rechnung hin (Nr. 9).