E-Rechnung Pflicht: Was seit 2025 gilt, was 2027 und 2028 folgt

Was ist eine E-Rechnung und was ist keine?

Das Gesetz definiert die E-Rechnung über ihr Format. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, und der Inhalt muss sich richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 UStG). Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier oder ein anderes elektronisches Format.

Der Unterschied ist nicht optisch. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den Software ohne Abtippen liest. Ein PDF, ein Foto oder eine Word-Datei zeigt eine Rechnung nur an. Es gibt zwei Bauformen. Rein strukturierte Formate wie die XRechnung enthalten nur Daten; zum Lesen brauchst du ein Anzeigeprogramm. Hybridformate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 bringen den Datensatz und einen lesbaren Teil in einer Datei mit. Maßgeblich für die Aufbewahrung ist der strukturierte Teil.

Wer muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen?

Seit 01.01.2025 muss jeder Unternehmer im Inland E-Rechnungen empfangen können, wenn ihn ein anderer inländischer Unternehmer so abrechnet. Die Pflicht gilt ohne Ausnahme, ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen wie Wohnungsvermieter. Eine Zustimmung zum Empfang braucht der Aussteller nicht mehr (§ 14 Abs. 1 UStG).

Wer keine E-Rechnung annehmen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, dass der Aussteller ihm eine sonstige Rechnung schickt. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Ein bestimmter Übermittlungsweg ist nicht vorgeschrieben: E-Mail, Download über ein Portal oder eine elektronische Schnittstelle kommen in Betracht. Welcher Weg gilt, klärst du mit deinem Geschäftspartner.

Du musst die E-Rechnung nicht elektronisch weiterverarbeiten. Dass sie die Verarbeitung ermöglichen muss, verpflichtet dich nicht, sie auch durchzuführen. Aufbewahren musst du sie aber. Niemand muss also eine Buchhaltungssoftware kaufen, um die Empfangspflicht zu erfüllen.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Für das Ausstellen gilt eine Übergangsregel (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, darf die Rechnung bis zum 31.12.2026 auch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausgestellt werden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das weiter bis zum 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Bis zum 31.12.2027 bleibt außerdem ein nicht normkonformer elektronischer Austausch per EDI zulässig, ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers. Danach gilt die Pflicht ohne Übergang.

Stand Oktober 2026 darf also noch jeder mit Papier oder PDF abrechnen. Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz erzielt, stellt ab 01.01.2027 E-Rechnungen aus.

Der Gesamtumsatz ist derselbe Begriff wie bei der Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 2 UStG). Er richtet sich nach den vereinnahmten Entgelten, also nach dem Geldeingang, nicht nach dem Rechnungsdatum. Umsätze mit Anlagevermögen zählen nicht mit. Wer im Vorjahr eine Maschine oder einen Firmenwagen verkauft hat, rutscht dadurch nicht über die Grenze.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht nicht?

Die Pflicht zum Ausstellen betrifft Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatpersonen und an Unternehmer im Ausland sind derzeit nicht erfasst. Dasselbe gilt für Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine und staatliche Einrichtungen, auch wenn du ihnen eine Rechnung ausstellen musst. Weitere Ausnahmen:

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV). Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss er ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen E-Rechnungen ausstellen. Dasselbe gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und für Fahrausweise (§ 34 UStDV). Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Vermietung und Heilbehandlungen, sind ebenfalls von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Welche Formate und Übermittlungswege sind zulässig?

Etabliert sind die XRechnung als rein strukturiertes Format und das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Zulässig ist jedes europäische Format, das der EN 16931 entspricht. Andere Formate, etwa ein elektronischer Datenaustausch, sind nach Vereinbarung zulässig, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder damit zusammenwirkendes Format übertragen lassen. Welches der zulässigen Formate ihr verwendet, ist keine Steuerfrage. Das klärst du zivilrechtlich mit deinem Vertragspartner.

Mit welchem Weg die Rechnung ankommt, ist offen: E-Mail, Portal-Download oder eine direkte Schnittstelle. Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG bleiben unverändert, nur der Rahmen ist ein anderer. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, auch die Beschreibung der Leistung. Ergänzende Angaben, etwa Stundennachweise, dürfen in einem Anhang stehen, der in der Rechnung enthalten ist. Ein Link auf ein externes Ziel wie „Details im Kundenportal“ genügt nicht.

Wie lange und in welcher Form werden E-Rechnungen aufbewahrt?

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, ausgestellte wie empfangene (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Für Buchungsbelege nennt § 147 Abs. 3 AO ebenfalls acht Jahre.

Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Teil im Ursprungsformat aufzubewahren. Das gilt auch, wenn zusätzlich ein PDF als Kopie mitgeschickt wurde. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und maschinelle Lesbarkeit müssen bis zum Ende der Frist gewährleistet sein. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie allein genügt deshalb nicht.

Ein besonderes Archivsystem verlangt die Umsatzsteuer dafür nicht. Allein weil du die Rechnung außerhalb eines Systems speicherst, das den Ordnungsvorschriften für die Buchführung entspricht, liegt umsatzsteuerlich in der Regel kein Verstoß vor. Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften bleiben für andere Zwecke als die Umsatzsteuer unberührt.

Was braucht ein Betrieb für die E-Rechnung?