Verpflegungsmehraufwand 2026: 14 € und 28 € Pauschale

Wann gilt eine Reise steuerlich als Auswärtstätigkeit?

Wenn jemand beruflich außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Im Alltag heißt das Dienstreise, das Gesetz spricht von Auswärtstätigkeit.

Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (§ 9 Abs. 4 EStG). Dauerhaft heißt: unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate. Fehlt eine klare Zuordnung, zählt der Ort, an dem der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich, an zwei vollen Tagen je Woche oder zu mindestens einem Drittel seiner Arbeitszeit tätig ist. Jedes Arbeitsverhältnis hat höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Der Weg dorthin gehört nicht hierher, er läuft über die Entfernungspauschale.

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, etwa im Außendienst, als Monteur oder als Lkw-Fahrer, für den gelten die Regeln entsprechend. Als Wohnung zählt dann der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen bildet, bei doppelter Haushaltsführung auch die Unterkunft am Ort der ersten Tätigkeitsstätte.

Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen?

Das Gesetz kennt zwei Beträge, die unverändert seit 2020 gelten: 28 € für einen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 € in zwei Fällen. Der erste: An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise, wenn auswärts übernachtet wird, egal wie lange die Abwesenheit an dem Tag dauert. Der zweite: ein Tag ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Bei 8 Stunden oder weniger gibt es nichts. Geht die Tätigkeit über Mitternacht, zählt der Tag mit dem überwiegenden Teil der Abwesenheit.

Die Pauschale ersetzt die tatsächlichen Essenskosten. Quittungen für das Essen sind dafür nicht nötig.

Wann wird die Pauschale gekürzt?

Sobald der Arbeitgeber oder ein von ihm veranlasster Dritter eine Mahlzeit stellt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Das gilt etwa für ein vom Arbeitgeber gebuchtes Hotel mit Frühstück. Die Pauschale sinkt um 20 % für das Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen. Die Prozente beziehen sich immer auf den vollen 24-Stunden-Satz von 28 €. Gekürzt wird höchstens bis auf 0 €. Zahlt der Arbeitnehmer selbst etwas für die Mahlzeit, mindert das den Kürzungsbetrag.

Gekürzt wird auch dann, wenn der Arbeitgeber wegen der gestellten Mahlzeiten die Reisekostenvergütung einbehält oder kürzt, oder wenn die Mahlzeiten pauschal besteuert werden. Rechnet der Arbeitgeber das Frühstück aus der Erstattung heraus, wird die Pauschale also trotzdem gekürzt. Bucht und zahlt der Arbeitnehmer das Hotel selbst, stellt niemand eine Mahlzeit zur Verfügung. Dann wird nicht gekürzt.

Was bedeutet die Drei-Monats-Frist?

Wer längerfristig vorübergehend an derselben Tätigkeitsstätte arbeitet, etwa auf einer Baustelle, bekommt die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Danach gibt es sie für diese Stätte nicht mehr. Eine Unterbrechung der Tätigkeit dort setzt die Frist nur dann neu in Gang, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG).

Pauschalen, Drei-Monats-Frist und Kürzung gelten entsprechend bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung, soweit der Arbeitnehmer vom eigenen Hausstand abwesend ist. Auch für die Zweitwohnung gibt es die Pauschale also, aber nur für drei Monate.

Wie viel gibt es für Fahrten: 0,30 € je Kilometer?

Mit dem eigenen Auto lässt sich statt der tatsächlichen Kosten ein pauschaler Kilometersatz ansetzen. Maßgeblich ist die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Für den Pkw sind das 0,30 € je gefahrenem Kilometer, für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorrad, Moped oder Motorroller 0,20 €. Beide Sätze gelten unverändert für 2024, 2025 und 2026. Anders als bei der Entfernungspauschale, die nur die Entfernung zählt, zählt hier jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückfahrt. Das gilt für die Fahrt zum Geschäftstermin, nicht für den Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte.

Welche Übernachtungskosten zählen?

Übernachtungskosten bei einer Auswärtstätigkeit zählen in tatsächlicher Höhe, belegt mit der Rechnung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Eine Pauschale gibt es dafür beim Abzug als Werbungskosten nicht. Der Arbeitgeber darf stattdessen 20 € je Übernachtung im Inland steuerfrei zahlen; abziehen lässt sich dieser Betrag nicht. Teilt sich der Arbeitnehmer die Unterkunft mit Personen, die nicht zum Betrieb gehören, und steigen dadurch die Kosten, zählt nur der Anteil, der auf die alleinige Nutzung entfällt. Bleibt jemand länger als 48 Monate an derselben Stätte, begrenzt sich der Abzug.

Was darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten?

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, bleibt das steuerfrei, soweit die Beträge nicht höher sind als die Werbungskosten, die der Arbeitnehmer abziehen darf (§ 3 Nr. 16 EStG, im öffentlichen Dienst § 3 Nr. 13 EStG). Bei der Verpflegung heißt das: bis zur Pauschale, nicht darüber.

Was der Arbeitgeber steuerfrei zahlt, gibt es nicht zusätzlich als Werbungskosten. Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung, ist der Werbungskostenabzug insoweit ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Pauschale lässt sich also nicht zusätzlich ansetzen, soweit der Arbeitgeber schon zahlt.