Werbungskosten 2026: Was Angestellte absetzen können

Was sind Werbungskosten?

Werbungskosten sind Ausgaben, die dazu dienen, Einnahmen zu erwerben, zu sichern und zu erhalten. So steht es in § 9 Absatz 1 Satz 1 EStG. Bei Angestellten sind die Einnahmen der Arbeitslohn, die Ausgaben sind alles, was der Job verlangt: der Weg dorthin, Arbeitsmittel, Fortbildung, Reisen.

Das Gesetz zählt Beispiele auf, die Liste ist aber nicht abschließend. Entscheidend ist der Zusammenhang mit dem Beruf. Was zugleich dem Privatleben dient, ist nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abziehbar, auch wenn es dem Beruf nützt.

Welche Fahrtkosten zählen?

Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte läuft über die Entfernungspauschale: 0,38 € je vollem Kilometer der einfachen Strecke, ab dem ersten Kilometer, höchstens 4.500 € im Jahr (außer bei eigenem oder überlassenem Auto). Alles dazu steht im Beitrag zur Pendlerpauschale.

Fahrten, die weder Weg zur ersten Tätigkeitsstätte noch Familienheimfahrt sind, zum Beispiel zu einem Kunden, werden mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt, die sich am Bundesreisekostengesetz orientieren (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG): 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Auto, 0,20 € mit jedem anderen motorbetriebenen Fahrzeug. Anders als beim Weg zur Arbeit zählt hier jeder gefahrene Kilometer, nicht die Entfernung. Bei doppelter Haushaltsführung, also einem eigenen Hausstand plus einer Wohnung am Beschäftigungsort, sind die notwendigen Mehraufwendungen abziehbar. Für Familienheimfahrten gibt es 0,38 € je vollem Entfernungskilometer, aber nur für eine Fahrt je Woche; Fahrten mit einem überlassenen Fahrzeug werden nicht berücksichtigt (Nr. 5). Die Unterkunft am Beschäftigungsort ist mit den tatsächlichen Kosten absetzbar, höchstens mit 1.000 € im Monat im Inland. Neu ab 2026 ist die Grenze für eine Unterkunft im Ausland: höchstens 2.000 € im Monat. Sie gilt nicht, wenn du eine Dienst- oder Werkswohnung verpflichtend nutzen musst.

Wie werden Arbeitsmittel angesetzt?

Arbeitsmittel sind Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Das Gesetz nennt Werkzeuge und typische Berufskleidung. Normale Kleidung zählt nicht, auch wenn sie nur zur Arbeit getragen wird. Sie dient der privaten Lebensführung (§ 12 Nr. 1 EStG).

Wie ein Arbeitsmittel angesetzt wird, hängt vom Preis ab. Nr. 7 Satz 2 erklärt § 6 Absatz 2 Sätze 1 bis 3 EStG für entsprechend anwendbar. Danach kann ein selbstständig nutzbares Arbeitsmittel im Jahr der Anschaffung voll angesetzt werden, wenn die Anschaffungskosten ohne abziehbare Vorsteuer 800 € nicht übersteigen. Angestellte haben keinen Vorsteuerabzug (§ 9b Abs. 1 EStG). Für sie zählt deshalb der Preis inklusive Umsatzsteuer. Teurere Arbeitsmittel werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben (Nr. 7).

Für Computerhardware und Software kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden (BMF-Schreiben vom 22.02.2022, IV C 3 - S 2190/21/10002). Das ist keine Sofortabschreibung, und du kannst auch eine andere Nutzungsdauer ansetzen. Dass der volle Betrag im Jahr der Anschaffung abgezogen wird, beruht auf einer eigenen Regel: Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht. Ohne sie würde ein im November gekaufter Laptop nur mit zwei Zwölfteln angesetzt. Zur Hardware zählen ausdrücklich auch Peripheriegeräte wie Monitor, Drucker, Tastatur, Maus, Scanner, Headset und Dockingstation. Das Schreiben gilt auch für Überschusseinkünfte, zu denen der Arbeitslohn gehört.

Ab welcher Summe wirken Werbungskosten?

Einzelne Posten wirken erst, wenn ihre Summe den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € übersteigt. Die Pauschale ist im Lohnsteuerabzug ohnehin berücksichtigt. Alles bis 1.230 € ist damit abgegolten, nur der Teil darüber verändert das zu versteuernde Einkommen.

Seit 2026 gibt es eine Ausnahme: Beitragszahlungen an Gewerkschaften werden neben den Pauschbeträgen berücksichtigt (§ 9a Satz 3 EStG) und zählen deshalb nicht in die 1.230 € hinein.

Was gilt für Fortbildung, Studium und Ausbildung?

Fortbildungskosten sind Werbungskosten, wenn sie beruflich veranlasst sind. Für Berufsausbildung und Studium gilt eine Sonderregel in § 9 Absatz 6 EStG: Die Kosten sind nur dann Werbungskosten, wenn zuvor eine Erstausbildung abgeschlossen wurde oder die Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfindet. Eine Erstausbildung ist eine geordnete Ausbildung von mindestens zwölf Monaten in Vollzeit mit Abschlussprüfung. Geordnet ist sie, wenn sie auf Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder auf internen Regeln eines Bildungsträgers beruht. Ist keine Abschlussprüfung vorgesehen, ist sie mit der planmäßigen Beendigung abgeschlossen. Abgeschlossen hat eine Erstausbildung auch, wer die Abschlussprüfung einer geregelten Berufsausbildung von mindestens zwölf Monaten bestanden hat, ohne die Ausbildung selbst zu durchlaufen.

Werbungskosten sind deshalb zum Beispiel ein Masterstudium nach einem abgeschlossenen Bachelor und eine Umschulung oder Weiterbildung nach einer abgeschlossenen Erstausbildung.

Für ein Erststudium bedeutet das: keine Werbungskosten, aber Sonderausgaben bis 6.000 € im Kalenderjahr (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG). In die 6.000 € gehören nicht nur Studiengebühren: Auch Entfernungspauschale, Homeoffice-Pauschalen, doppelte Haushaltsführung, Verpflegungspauschalen und eine auswärtige Unterbringung werden dort angesetzt. Bei zusammen veranlagten Ehegatten gilt der Betrag für jeden. Eine Ausbildung im Betrieb mit Ausbildungsvergütung findet im Rahmen eines Dienstverhältnisses statt, die Sperre aus Absatz 6 greift dort nicht.

Wie funktionieren Reisekosten und Verpflegungspauschalen?

Mehraufwand für Verpflegung bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit wird nur als Pauschale angesetzt, nicht nach Kassenbon (§ 9 Abs. 4a EStG). Für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit sind es 28 €. Für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung und für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden sind es 14 €.

Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt, und zwar immer ausgehend von der Pauschale für einen vollen Kalendertag: um 20 % von 28 €, also 5,60 €, für ein Frühstück und um je 40 %, also 11,20 €, für ein Mittag- und ein Abendessen. Das gilt auch an Tagen mit 14 €. Die Kürzung darf die Pauschale des Tages nicht übersteigen: Am Anreisetag mit Frühstück bleiben 14 € − 5,60 € = 8,40 €, mit Frühstück und Mittagessen bleibt nichts.

Gekürzt wird auch, wenn der Arbeitgeber die Reisekostenvergütung wegen der Mahlzeiten einbehält oder kürzt oder die Mahlzeit pauschal besteuert hat. Zahlst du selbst etwas für die Mahlzeit, mindert das den Kürzungsbetrag; steuerfreie Erstattungen für Verpflegung schließen den Abzug insoweit aus.

Bei der Tätigkeit an derselben Stätte ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf drei Monate begrenzt. Übernachtungskosten kommen als notwendige Aufwendungen hinzu; nach 48 Monaten an derselben Tätigkeitsstätte sind sie nur noch bis 1.000 € im Monat ansetzbar, so viel wie bei der doppelten Haushaltsführung.

Was zählt, was zählt nicht?