Vorsteuerabzug: Voraussetzungen, Rechnung und Kleinbeträge

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Du verkaufst und stellst Umsatzsteuer in Rechnung. Du kaufst ein und zahlst Umsatzsteuer an andere Unternehmer. Die Steuer aus deinen Einkäufen heißt Vorsteuer. Ans Finanzamt gehst du nur mit dem Unterschied, der Zahllast: Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen minus Vorsteuer aus deinen Einkäufen.

Welche Voraussetzungen gelten für den Vorsteuerabzug?

Das Gesetz knüpft den Abzug an vier Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Zahlung der Rechnung gehört nicht dazu; nur bei Anzahlungen kommt es auf sie an.

Welche Angaben muss die Rechnung für den Vorsteuerabzug haben?

Ordnungsgemäß heißt: Die Rechnung enthält die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Datum, Rechnungsnummer, Beschreibung der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste steht im Beitrag zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €?

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Der Name des Empfängers, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt müssen nicht draufstehen.

Die Grenze gilt für den Gesamtbetrag, also brutto. Die Rechnung nennt nur diese Summe. Entgelt und Steuer trennst du selbst, und das ist Voraussetzung für den Abzug: Bei 19 % ist die Vorsteuer Brutto × 19 ÷ 119. Für Fernverkäufe an Nichtunternehmer (§ 3c UStG), innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und Leistungen nach § 13b UStG gilt die Erleichterung nicht (§ 33 UStDV).

Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als einfache Rechnung kommen, auf Papier oder als Datei. Eine strukturierte elektronische Rechnung ist dafür nie nötig.

Wie ist der Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Gegenständen?

Ein Gegenstand, den du zu weniger als 10 % für dein Unternehmen nutzt, gilt nicht als für das Unternehmen ausgeführt: Dann gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Ab 10 % unternehmerischer Nutzung hast du die Wahl. Ordnest du den Gegenstand ganz deinem Unternehmen zu, ziehst du die volle Vorsteuer ab. Die private Nutzung wird dann einer entgeltlichen sonstigen Leistung gleichgestellt und versteuert (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Ordnest du nur den unternehmerisch genutzten Anteil zu, ziehst du nur diesen Anteil ab, und die private Nutzung bleibt unbesteuert.

Versteuert wird die private Nutzung nach den Ausgaben, soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt haben. Ausgaben ohne Vorsteuer bleiben außen vor. Beim Laptop heißt das: volle Vorsteuer aus dem Kauf, dafür Umsatzsteuer auf den privaten Nutzungsanteil.

Für Grundstücke gilt diese Wahl so nicht. Dort ist die Vorsteuer von Anfang an auf den unternehmerisch genutzten Teil beschränkt.

Wann ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen?

Der Abzug entfällt in diesen Fällen:

Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer ab. Ihre Umsätze sind nach § 19 UStG steuerfrei, und § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG schließt den Abzug für Leistungen aus, die steuerfreien Umsätzen dienen. Das gilt auch für Vorsteuer, die mit Umsätzen im Ausland zusammenhängt, selbst wenn diese Umsätze dort steuerpflichtig sind. Ein Steuerausweis ändert daran nichts: Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer in Rechnung stellt, schuldet sie und hat trotzdem keinen Abzug. Auf einer Kleinbetragsrechnung genügt dafür schon die Angabe eines Steuersatzes wie „19 %“, auch ohne Betrag.

Dasselbe gilt für andere Unternehmer, soweit sie bezogene Leistungen für steuerfreie Umsätze verwenden. Beispiele sind die Vermietung von Wohnraum (§ 4 Nr. 12 UStG) und Heilbehandlungen als Arzt, Heilpraktiker oder Physiotherapeut (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG). Nutzt du eine Leistung für beides, wird die Vorsteuer aufgeteilt (§ 15 Abs. 4 UStG).

Schließlich versagt das Gesetz den Abzug bei bestimmten Aufwendungen, die einkommensteuerlich nicht abziehbar sind (§ 15 Abs. 1a UStG). Es sind fünf Gruppen. Andere Kosten kürzt das Einkommensteuerrecht, die Vorsteuer bleibt aber erhalten.

Steht beim Kauf noch nicht fest, dass ein Gegenstand ein Geschenk wird, ziehst du die Vorsteuer zunächst ab. Ist die Grenze bei der Übergabe überschritten, berichtigst du den Abzug dann.

Ab wann kannst du die Vorsteuer abziehen?

Das Gesetz nennt zwei Bedingungen: Die Leistung ist ausgeführt, und die Rechnung liegt dir vor. Ob und wann du bezahlt hast, spielt keine Rolle. Etwas anderes gilt bei Anzahlungen: Fällt die Steuer auf eine Zahlung vor der Leistung, ist sie abziehbar, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Bei Leistungen nach § 13b UStG steht keine Steuer auf der Rechnung. Abziehbar ist dort die Steuer, die du selbst nach § 13b schuldest (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG).

Bei einer berichtigten Rechnung kommt es darauf an, was schon in der ursprünglichen Rechnung stand. Enthielt sie fünf Kernangaben, wirkt die Berichtigung auf den Zeitpunkt zurück, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde. Du ziehst die Vorsteuer dann schon im Zeitpunkt des Leistungsbezugs ab und musst nicht auf die Berichtigung warten.

Die Angaben müssen nicht fehlerfrei sein. Sie dürfen nur nicht so unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich falsch sein, dass sie wie fehlende Angaben zählen. Sind diese Bedingungen erfüllt, wirkt die Berichtigung immer zurück, ob zu deinem Vorteil oder zu deinem Nachteil.

Fehlt eine der fünf Kernangaben, steht dir der Abzug erst zu, wenn der Aussteller die Rechnung berichtigt und dir die Angaben übermittelt hat.