Bewirtungskosten absetzen: 70 % Abzug, Vorsteuer, Beleg

Wann ist eine Bewirtung geschäftlich veranlasst?

Eine Bewirtung ist geschäftlich veranlasst, wenn der Betrieb der Grund für das Essen ist. Du lädst Kunden, Geschäftspartner oder mögliche Auftraggeber ein. Das Gesetz spricht von der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Der Anlass muss sich benennen lassen: Vertragsgespräch, Angebotsrunde, Projektabschluss. Ein Treffen unter Freunden, bei dem nebenbei über die Arbeit gesprochen wird, gehört zur Lebensführung. Diese Kosten mindern den Gewinn nicht (§ 12 Nr. 1 EStG), auch wenn sie dem Beruf nützen. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, beurteilt das Finanzamt nach den Umständen; Ausnahmen: siehe Quelle (R 4.10 EStR).

Wie viel der Bewirtungskosten sind abziehbar?

70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen. Die übrigen 30 % dürfen den Gewinn nicht mindern. Was nach der allgemeinen Verkehrsauffassung nicht mehr angemessen ist, zählt nicht mit.

Die Kürzung gilt für die ganze Rechnung, auch für den Teil, der auf dich selbst und auf deine teilnehmenden Mitarbeiter entfällt. Gehst du mit einem Kunden und zwei eigenen Mitarbeitern essen, kürzt du also alles, nicht nur den Anteil des Kunden.

Ist die Vorsteuer aus der Bewirtung voll abziehbar?

Ja, soweit die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind. § 15 Abs. 1a UStG schließt den Vorsteuerabzug zwar bei Aufwendungen aus, die nach § 4 Abs. 5 EStG nicht abziehbar sind. Bewirtungsaufwendungen nimmt er davon aus (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Die 30 %, die den Gewinn nicht mindern, berühren die Vorsteuer deshalb nicht.

Zwei Grenzen gelten: Für Aufwendungen, die nicht angemessen sind, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Und Vorsteuer, die danach nicht abziehbar ist, ist auch als Betriebsausgabe verloren. Formfehler beim Nachweis der Betriebsausgabe kosten die Vorsteuer dagegen nicht von selbst: Wer die getrennte Aufzeichnung versäumt, verliert den Betriebsausgabenabzug, nicht die Vorsteuer aus angemessenen Aufwendungen.

Voraussetzung ist eine Rechnung nach § 14 UStG. Bis 250 € Gesamtbetrag genügt eine Kleinbetragsrechnung mit den Mindestangaben des § 33 UStDV: Name und Anschrift des Unternehmers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und Steuer als Summe sowie der Steuersatz. Für den Abzug als Betriebsausgabe braucht sie zusätzlich die genaue Leistungsbeschreibung und den Tag der Bewirtung (siehe unten).

Seit dem 01.01.2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsleistungen 7 % Umsatzsteuer, ausgenommen die Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, Steueränderungsgesetz 2025). Auf dem Beleg stehen deshalb oft zwei Steuersätze. Für Bewirtungen im Jahr 2025 gelten auf Speisen und Getränke 19 %.

Was gehört auf den Bewirtungsbeleg?

Schriftlich festzuhalten sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Fand die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, und die Rechnung wird beigefügt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Diesen Eigenbeleg erstellst du zeitnah und unterschreibst ihn.

Als Teilnehmer nennst du grundsätzlich jeden mit Namen. Nur wenn das nicht zumutbar ist, etwa bei einer Betriebsbesichtigung durch eine größere Gruppe, genügen die Zahl der Teilnehmer und eine kennzeichnende Sammelbezeichnung. Der Anlass muss den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen; „Geschäftsessen“ genügt dafür nicht.

Dazu kommt die getrennte Aufzeichnung: Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben zu erfassen, zum Beispiel auf einem eigenen Buchungskonto. Fehlt sie, ist der Abzug ausgeschlossen (§ 4 Abs. 7 EStG).

Den Namen des Bewirtenden erfüllt eine ordnungsgemäße Rechnung, die dich als Leistungsempfänger nennt. Ein handschriftlicher Vermerk ist dafür weder nötig noch zulässig, der Name muss in der Rechnung stehen.

Bei der Leistungsbeschreibung reichen „Speisen und Getränke“ und die Gesamtsumme nicht, ebenso wenig Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für die Umsatzsteuer genügen. Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich heraus verständliche Abkürzungen sind dagegen in Ordnung. Für den Tag der Bewirtung genügt ein Verweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“; handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen nicht.

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen, wenn es im Rahmen des Gesamtpreises von untergeordneter Bedeutung ist. Es unterliegt damit derselben 70-%-Grenze wie das Essen, nicht dem vollen Abzug; dasselbe gilt für Garderobengebühren. Nachweisen musst du es selbst: Lass das Trinkgeld auf der Rechnung ausweisen oder vom Empfänger auf der Rechnung quittieren.

Digital geht alles. Die Rechnung darf digital kommen oder eingescannt werden, der Eigenbeleg digital erstellt und elektronisch unterschrieben oder genehmigt werden; nachträglich undokumentiert ändern lassen dürfen sich die Angaben nicht. Eigenbeleg und Rechnung gehören zusammen, ein Verweis genügt, auch über eine elektronische Verknüpfung. Lässt sich einer Rechnung kein Eigenbeleg zuordnen, wird der Abzug versagt. Die Einzelheiten regelt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (Quelle unten).

Was gilt für Geschenke an Geschäftspartner und für Mitarbeiter?

Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind, mindern den Gewinn nicht. Die Ausnahme: Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände, die ein Empfänger im Wirtschaftsjahr erhält, übersteigen zusammen 50 € nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Das ist eine Freigrenze: Bei 50,01 € entfällt der Abzug für alle Geschenke an diesen Empfänger. Ist die Vorsteuer abziehbar, zählt der Nettobetrag (§ 9b EStG). Kannst du sie nicht abziehen, etwa als Kleinunternehmer, prüfst du dieselben 50 € brutto. Die 50 € gelten erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen.

Wird die Grenze überschritten, ist auch die Vorsteuer nicht abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 1 UStG). Für die Vorsteuer gilt die Grenze allerdings je Kalenderjahr, und dort zählen auch Geldgeschenke und andere geldwerte Vorteile wie Eintrittsberechtigungen mit. Steht beim Kauf noch nicht fest, dass du den Gegenstand verschenkst, ziehst du die Vorsteuer zunächst ab und berichtigst sie bei der Übergabe, wenn die Grenze dann überschritten ist. Auch Geschenke werden einzeln und getrennt aufgezeichnet (§ 4 Abs. 7 EStG).

Nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist allein die Bewirtung deiner eigenen Arbeitnehmer, etwa bei einer Betriebsfeier. Diese Kosten sind unbegrenzt abziehbar, die 70-%-Regel greift nicht. Bei Betriebsfesten schadet es nicht, wenn auch Angehörige oder Personen bewirtet werden, die zur Gestaltung beitragen.

Die Bewirtung von Arbeitnehmern gesellschaftsrechtlich verbundener Unternehmen und vergleichbarer Personen ist dagegen geschäftlich veranlasst und fällt unter die 70-%-Regel.