Steuererklärung Pflicht oder freiwillig: die Fälle im Überblick

Wann besteht Pflicht zur Steuererklärung?

Das Gesetz geht von zwei Fragen aus. Gibt es Arbeitslohn, von dem Lohnsteuer einbehalten wurde? Dann findet eine Veranlagung nur statt, wenn einer der Fälle aus § 46 Abs. 2 EStG vorliegt. Gibt es keinen Arbeitslohn, etwa weil nur Mieteinnahmen, Rente oder Gewinne aus Selbstständigkeit anfallen? Dann entscheidet der Grundfreibetrag (§ 56 EStDV). Wer reiner Arbeitnehmer ohne Besonderheiten ist, hat die Lohnsteuer über den Arbeitgeber bereits gezahlt. Sie gilt dann als abgegolten (§ 46 Abs. 4 EStG).

Dazu kommt eine Pflicht ohne Gesetzesliste: Fordert das Finanzamt zur Abgabe auf, ist abzugeben, auch wenn keiner der Fälle vorliegt (§ 149 Abs. 1 AO).

Ebenfalls unabhängig vom Arbeitslohn musst du abgeben, wenn zum Schluss des Vorjahres ein verbleibender Verlustabzug festgestellt worden ist. Das trifft zum Beispiel Studierende mit vorweggenommenen Werbungskosten, Vermieter nach einer Sanierung oder Gründer. Die Pflicht gilt, bis der Verlust aufgebraucht ist, und wird oft übersehen.

Welche Pflichtfälle gibt es bei Arbeitslohn?

Die wichtigsten Fälle stehen in § 46 Abs. 2 EStG. Zwei davon betreffen Geld neben dem Lohn: Einkünfte, die keinem Lohnsteuerabzug unterlagen, und Lohnersatzleistungen. Lohnersatzleistungen sind Geld vom Staat oder der Kasse statt Lohn, etwa Arbeitslosengeld I oder Elterngeld. Beide Gruppen zählen getrennt, die Grenze liegt jeweils bei 410 €. Bei den Einkünften neben dem Lohn zählt die positive Summe nach bestimmten Abzügen.

Die 410 € sind dabei keine Klippe. Liegen die Einkünfte ohne Lohnsteuerabzug nicht über 410 €, wird ein Betrag in ihrer Höhe vom Einkommen abgezogen, sie bleiben im Ergebnis steuerfrei. Liegen sie darüber, gibt es bis 820 € einen abschmelzenden Härteausgleich. Mehr dazu steht im Beitrag zu Nebeneinkünften.

Die übrigen Fälle: Lohn von mehreren Arbeitgebern gleichzeitig, erstattete Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge über 410 €, bestimmte Konstellationen bei Ehepaaren, ein eingetragener Freibetrag, ein sonstiger Bezug ohne Berücksichtigung früherer Dienstverhältnisse und die Wiederheirat im Jahr der Auflösung einer Ehe. Weitere Sonderfälle stehen im Gesetz.

Wann besteht Pflicht ohne Arbeitslohn?

Ohne Arbeitslohn muss abgeben, wer mit seinem Gesamtbetrag der Einkünfte über dem Grundfreibetrag liegt. Das gilt zum Beispiel für Selbstständige, Vermieter und Rentnerinnen. Für Zusammenveranlagte ohne Lohn gilt der doppelte Grundfreibetrag (§ 56 EStDV). Das gilt nur, wenn keiner von beiden Arbeitslohn mit Steuerabzug bezogen hat: Sobald einer von beiden Lohn hat, zählt nicht mehr der doppelte Grundfreibetrag, sondern die Pflichtfall-Liste.

Der Gesamtbetrag der Einkünfte ist nicht der Umsatz und nicht das zu versteuernde Einkommen. Gemeint ist die Summe der Einkünfte, also bei Selbstständigen der Gewinn und nicht die Einnahmen, vor Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen (§ 2 Abs. 3 und 4 EStG).

Abgabepflicht heißt deshalb nicht Steuerzahlung, denn die Abzüge kommen erst danach. Eine Rentnerin mit einem Gesamtbetrag der Einkünfte von 12.900 € liegt 2026 über 12.348 € und muss abgeben. Ziehen Sonderausgaben wie Kranken- und Pflegeversicherung von 1.400 € das Einkommen auf 11.500 €, fällt am Ende keine Steuer an. Die Pflicht zur Abgabe besteht trotzdem.

Wer Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbe oder selbstständiger Arbeit hat, übermittelt die Erklärung elektronisch, sofern es sich nicht um einen der Fälle Nr. 2 bis 8 bei Arbeitslohn handelt (§ 25 Abs. 4 EStG). Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag darauf verzichten. Selbstständige müssen also elektronisch abgeben, Arbeitnehmer nicht. Unternehmerinnen und Unternehmer geben je nach Lage zusätzlich Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärungen ab.

Wer kann die Steuererklärung freiwillig abgeben?

Jeder, der Arbeitslohn mit Lohnsteuerabzug bezogen hat und nicht ohnehin abgeben muss. Die Veranlagung kann beantragt werden, „insbesondere zur Anrechnung der Lohnsteuer auf die Einkommensteuer“. Der Antrag ist die Einkommensteuererklärung selbst (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG). Das Finanzamt rechnet dann das ganze Jahr durch.

Das Ergebnis kann eine Erstattung sein, es kann aber auch bei einer Nachzahlung landen. Vorher steht es nicht fest.

Wie weit zurück geht eine freiwillige Erklärung?

Vier Jahre. Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO) und beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist (§ 170 Abs. 1 AO). Eine Anlaufhemmung wie bei Pflichtfällen gibt es hier nicht, weil keine Abgabepflicht besteht; die vier Jahre laufen ab Ablauf des Steuerjahres. Für 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2029. Im Jahr 2026 ist demnach das Steuerjahr 2022 das letzte, das sich noch freiwillig erklären lässt, bis zum 31. Dezember 2026.

Die Erklärung muss bis dahin nur ankommen, nicht bearbeitet sein: Ist der Antrag vor Ablauf der Frist gestellt, läuft die Frist nicht ab, bevor über ihn unanfechtbar entschieden ist. Wer am 30. Dezember 2029 für 2025 abgibt, verliert nichts.

Was passiert, wenn keine Erklärung abgegeben wird?

Das hängt am Fall. Wer abgeben muss, riskiert einen Verspätungszuschlag, eine Schätzung und im Zweifel ein Zwangsgeld. Die Regeln dazu stehen im Beitrag zur Abgabefrist. Wer freiwillig erklärt, hat keine Frist und bekommt keinen Zuschlag. Der Zuschlag setzt eine Abgabepflicht voraus (§ 152 Abs. 1 AO). Verfällt die Vier-Jahres-Frist, entfällt allerdings die Möglichkeit, die Veranlagung noch zu beantragen.