Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: so füllst du ihn aus

Wer muss den Fragebogen abgeben?

Jeder, der einen Gewerbebetrieb eröffnet oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt (§ 138 Abs. 1 und 1b AO). Eine Mindestgrenze für die Einnahmen nennt das Gesetz nicht, die Pflicht hängt an der Aufnahme der Tätigkeit.

Der Weg unterscheidet sich je nach Tätigkeit. Wer ein Gewerbe eröffnet, geht in drei Stufen vor:

1. Die gewerberechtliche Anzeige bei der Gemeinde (§ 14 GewO).
2. Die steuerliche Mitteilung der Betriebseröffnung an die Gemeinde, nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck (§ 138 Abs. 1 AO). An diese Mitteilung knüpft die Weitergabe an: Die Gemeinde unterrichtet unverzüglich das Finanzamt vom Inhalt. Wo die Gemeinde die Realsteuern nicht festsetzt, tritt das Finanzamt an ihre Stelle, die Mitteilung geht dann direkt dorthin.
3. Der Fragebogen an das Finanzamt, elektronisch im amtlichen Datensatz (§ 138 Abs. 1b AO). Mit ihm erteilst du die weiteren Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse. Deshalb hat er so viele Felder.

Unternehmer können ihre Anzeigepflichten zusätzlich elektronisch beim Finanzamt erfüllen. Das ist ein Kann, kein Ersatz für die Stufen oben.

Freiberufler haben nur zwei Stufen: Sie teilen die Aufnahme der Tätigkeit direkt dem Finanzamt mit, der Fragebogen ist dabei der Weg.

Der Fragebogen existiert je nach Rechtsform in eigenen Varianten, zum Beispiel für Einzelunternehmen und für Personengesellschaften. Dieser Beitrag beschreibt die Variante für Einzelunternehmen.

Welche Frist gilt?

Ein Monat nach dem meldepflichtigen Ereignis (§ 138 Abs. 4 AO). Die Frist gilt für alle drei Mitteilungen. Gemeint ist die Aufnahme der Tätigkeit, nicht die Anmeldung bei der Gemeinde. Den Fragebogen übermittelst du elektronisch im amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten, dann wird ein Papiervordruck verwendet (§ 138 Abs. 1b AO). Die Mitteilung der Betriebseröffnung an die Gemeinde erfolgt dagegen auf dem amtlichen Vordruck.

Welche Abschnitte hat der Fragebogen?

Der Fragebogen führt durch mehrere Abschnitte. Die Namen stehen hier so, wie sie im elektronischen Formular heißen, in der Reihenfolge des Formulars:

Wie schätzt du den Umsatz und was bedeutet das für die Kleinunternehmerregelung?

Der Fragebogen fragt den erwarteten Gesamtumsatz für das laufende und das folgende Jahr ab. Das Finanzamt nutzt ihn als Arbeitsgrundlage dafür, ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift: Gesamtumsatz im Vorjahr bis 25.000 € und im laufenden Jahr voraussichtlich bis 100.000 €. Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, auch wenn du deine Umsätze sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz: Wer im Gründungsjahr einen Wagen verkauft, reißt damit die 25.000 € nicht. Eine Beschreibung der Regel steht im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Im Gründungsjahr zählt der tatsächliche Umsatz, nicht die Schätzung. Wer die Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahres neu aufnimmt, wird allein nach dem tatsächlichen inländischen Gesamtumsatz des laufenden Jahres beurteilt. Maßgebend ist die Grenze von 25.000 €, nicht die von 100.000 €. Eine Umrechnung auf ein ganzes Jahr gibt es nicht: Wer im November anfängt, hat die vollen 25.000 € für zwei Monate. Die Schätzung im Fragebogen bindet nicht. Wer 20.000 € schätzt und 30.000 € erzielt, ist im Gründungsjahr kein Kleinunternehmer, und zwar rückwirkend für das ganze Jahr.

Auch die zweite Grenze ist hart: Schon der Umsatz, mit dem 100.000 € überschritten werden, unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung, nicht nur der Teil darüber. Beispiel nach der amtlichen Modellrechnung: Vorjahr 20.000 €, im laufenden Jahr bisher 80.000 €, ein neuer Auftrag über 40.000 € wird sofort bezahlt. Mit der Zahlung ist die Grenze überschritten, die 40.000 € sind in voller Höhe regelbesteuert. Das hat Folgen für Rechnungsstellung, Vorsteuerabzug und Voranmeldungen. Für diesen Wechsel sieht die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein eigenes Feld vor, in das du das Datum des Umsatzes einträgst, mit dem die Grenze überschritten wurde.

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, ziehen keine Vorsteuer ab und geben grundsätzlich keine Voranmeldung ab. Das Finanzamt kann sie aber zur Abgabe auffordern. Wer auf die Regel verzichtet, ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Die voraussichtliche Steuer bestimmt den Voranmeldungszeitraum. Du musst sie zu Beginn der Tätigkeit schätzen und dem Finanzamt mitteilen. Für 2025 und 2026 gilt bei Neugründern: Bei einer erwarteten Steuer bis 9.000 € gilt das Quartal, darüber der Monat (§ 18 Abs. 2 UStG). Die Regel ist bis 2026 befristet. Im folgenden Jahr wird die tatsächliche Steuer des Vorjahres in eine Jahressteuer umgerechnet. Beispiel: Wer im Oktober gründet und bis Dezember 3.000 € Steuer hat, kommt umgerechnet auf 12.000 € und meldet im Folgejahr monatlich, auch wenn er im Gründungsjahr vierteljährlich gemeldet hat. Eine Befreiung von der Voranmeldung gibt es im Jahr der Aufnahme und im folgenden Jahr nicht, auch nicht bei sehr niedriger erwarteter Steuer.

Wie funktionieren Gewinnschätzung und Vorauszahlungen?

Für das Gründungsjahr und das Folgejahr gibst du den erwarteten Gewinn an, dazu erwartete Sonderausgaben und Abzugsbeträge. Im Gründungsjahr gibt es keine letzte Veranlagung, an der sich die Vorauszahlungen sonst bemessen. Deshalb ist deine Angabe die einzige Grundlage, nach der das Finanzamt Vorauszahlungen zur Einkommensteuer festsetzt, durch Vorauszahlungsbescheid. Sie sind zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 Abs. 1 EStG).

Vorauszahlungen werden nur festgesetzt, wenn sie mindestens 400 € im Kalenderjahr und mindestens 100 € je Termin betragen (§ 37 Abs. 5 EStG). Das Finanzamt kann sie bis zum Ablauf des 15. Kalendermonats nach dem Steuerjahr an die voraussichtliche Steuer anpassen (§ 37 Abs. 3 EStG).

Erhöhungen haben eigene Schwellen: Festgesetzte Vorauszahlungen werden nur erhöht, wenn der Erhöhungsbetrag je Termin mindestens 100 € beträgt, bei einer nachträglichen Erhöhung mindestens 5.000 €. Die nachträgliche Erhöhung trifft die letzte Vorauszahlung des Jahres. Der Erhöhungsbetrag ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids zu zahlen. Das erklärt die plötzlich hohe letzte Zahlung.

Was ist Ist- und was Sollversteuerung?

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung erbracht hast. Sie ist der gesetzliche Normalfall. Wird das Entgelt oder ein Teil davon aber vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, etwa bei Vorkasse, entsteht die Steuer insoweit schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht. Bei der Istversteuerung entsteht sie stets mit Ablauf des Zeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Die Istversteuerung braucht einen Antrag, den das Finanzamt gestatten kann (§ 20 Abs. 1 UStG). Es ist eine Gestattung, kein Anspruch.

Das Gesetz nennt mehrere Voraussetzungen, eine genügt. Für Einzelunternehmer kommen drei in Betracht:

1. Der Gesamtumsatz im Vorjahr betrug höchstens 800.000 €. Im Jahr des Beginns der Tätigkeit ist auf den voraussichtlichen Gesamtumsatz abzustellen. Es ist derselbe Gesamtumsatz wie bei der Kleinunternehmerregelung: Eine Angabe im Fragebogen, zwei Entscheidungen.
2. Du übst einen freien Beruf aus. Dafür gibt es keine Umsatzgrenze, aber nur für die freiberuflichen Umsätze, bei gemischter Tätigkeit also nur für diesen Teil. Die Genehmigung wird nicht erteilt, wenn du für diese Umsätze Bücher führst, auch dann nicht, wenn du sie freiwillig führst.
3. Du bist von der Buchführungspflicht befreit (§ 148 AO). Das kommt nur bei besonderen Härten in Betracht, zum Beispiel wenn die Umsatzgrenze durch außergewöhnliche und einmalige Geschäftsvorfälle überschritten wird, nicht allgemein wegen fehlender Buchführungspflicht.

Den Antrag auf Istversteuerung kannst du bis zur formellen Bestandskraft der Umsatzsteuer-Jahresfestsetzung stellen. Wer im Fragebogen das Kreuz nicht gesetzt hat, kann ihn also nachholen. Auch der Weg zurück zur Sollversteuerung ist rückwirkend bis zur Bestandskraft der Jahresfestsetzung möglich. Die Genehmigung gilt immer für das volle Kalenderjahr und steht unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs. Beim Wechsel dürfen Umsätze nicht doppelt erfasst werden oder unversteuert bleiben.

Wie beantragst du die USt-IdNr.?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag (§ 27a Abs. 1 UStG). Der Antrag ist schriftlich zu stellen und muss Name, Anschrift und die Steuernummer enthalten, unter der du umsatzsteuerlich geführt wirst. Ohne Steuernummer ist er unvollständig. Deshalb ist der Weg über den Fragebogen am Anfang der einzige, der funktioniert: Du gibst den Antrag im Fragebogen mit, das Finanzamt übermittelt die erforderlichen Angaben an das Bundeszentralamt. Die Nummer unterscheidet sich von der Steuernummer. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt.

Das Finanzamt kann die erteilte Nummer begrenzen, wenn ernsthafte Anzeichen vorliegen oder nachgewiesen ist, dass sie zur Gefährdung des Umsatzsteueraufkommens verwendet wird.

Was passiert nach dem Absenden?

Das Finanzamt wertet den Fragebogen aus, vergibt die Steuernummer und setzt, wo es sich aus den Angaben ergibt, Vorauszahlungen per Vorauszahlungsbescheid fest. Die Art der Tätigkeit entscheidet dabei auch über die Einordnung als Gewerbe oder Freiberuf. Sie kann Folgen für die Gewerbesteuer haben.

Wenn die Steuernummer da ist: Voranmeldung und EÜR machst du mit taxtastic.